法人文書ファイル管理システム 検索方法の説明
利用できる検索方法
法人文書ファイル管理システムでは、次の検索方法を利用できます。
- 文書分類検索
- 対象を絞り込むために、文書の分類を指定します。
- 法人文書ファイル名検索
- 対象を絞り込むために、フリーキーワードを指定します。
- 作成・取得者検索
- 対象を絞り込むために、作成・取得者（部課室名）を指定します。
- 管理者検索
- 対象を絞り込むために、管理者を指定します。
- 作成・取得年度検索
- 対象を絞り込むために、文書の作成・取得年度を指定します。
- キーワード検索
- 上記項目以外の項目（備考、媒体の種別等）を対象にキーワード検索ができます。
これらの検索方法を、複数組み合わせて使用することもできます。複数の検索方法を組 み合わせた場合、すべての条件を満たす管理簿情報の一覧が表示されます。例えば、文書分類検索と作成・取得年度検索の両方を指定した場合は、特定の分類に属する、特定の年度に作成（または取得）された文書を探すことができます。
法人文書ファイルの名称、作成・取得者、作成・取得年度、保存期間等については「法人文書ファイル管理簿」に記載し、どなたでも閲覧ができるとともに、「法人文書ファイル管理システム」を利用した検索ができます。
検索条件の指定
「法人文書ファイル管理簿」に記載された項目別検索条件の指定方法は以下のとおりです。
文書分類
- 「大分類」の中から、探したい分類を選択する。
「中分類」には、選択した大分類の下位に属する「中分類」が表示されます。なお、大分類だけを選択し、中分類及び小分類を選択しないこともできます。 - 「中分類」の中から、探したい分類を選択する。
「小分類」には選択した中分類の下位に属する「小分類」が表示されます。なお、大分類及び中分類を選択し、小分類を選択しないこともできます。 - 「小分類」の中から、探したい分類を選択する。
法人文書ファイル名
- 入力欄に文字列を入力する。
- 入力した文字列の一致条件を「部分一致」「前方一致」「完全一致」の中から選択する。
部分一致：入力した文字列が「法人文書ファイル名」に部分的に一致した文書を対象に検索します。
前方一致：「法人文書ファイル名」が、入力した文字列から始まる文書を対象に検索します。
完全一致：入力した文字列が「法人文書ファイル名」に完全に一致した文書を対象に検索します。
初期状態は「部分一致」検索です。
作成・取得者
- 入力欄に文字列を入力する。（参考：部課室名について）
- 入力した文字列の一致条件を「部分一致」「前方一致」「完全一致」の中から選択する。
部分一致：入力した文字列が「作成・取得者」に部分的に一致した文書を対象に検索します。
前方一致：「作成・取得者」が、入力した文字列から始まる文書を対象に検索します。
完全一致：入力した文字列が「作成・取得者」に完全に一致した文書を対象に検索します。
初期状態は「部分一致」検索です。
管理者
- 入力欄に文字列を入力する。（参考：部課室名について）
- 入力した文字列の一致条件を「部分一致」「前方一致」「完全一致」の中から選択する。
部分一致：入力した文字列が「管理者」に部分的に一致した文書を対象に検索します。
前方一致：「管理者」が、入力した文字列から始まる文書を対象に検索します。
完全一致：入力した文字列が「管理者」に完全に一致した文書を対象に検索します。
初期状態は「部分一致」検索です。
作成・取得年度
- 指定する範囲の最初の日付を指定する。
上側に最初の日付を指定します。年は年号の形式を「西暦」「平成」「昭和」から選択した後、半角英数字で入力、月・日はリストボックスから選択してください。年月日すべての指定が必要です（「平成13年」「平成13年9月」だけの指定ではエラーになります） - 指定する範囲の最後の日付を指定する。
下側に最後の日付を指定します。年は年号の形式を「西暦」「平成」「昭和」から選択した後、半角英数字で入力、月・日はリストボックスから選択してください。年月日すべての指定が必要です（「平成13年」「平成13年9月」だけの指定ではエラーになります）
一定の日付以降に作成された管理簿情報をすべて指定する場合は、上側の日付だけを指定してください。同じように、一定の日付までに作成された管理簿情報をすべて指定する場合は、下側の日付だけを指定してください。
特定の日付を指定する場合は、上側、下側の両方に同じ日付を指定してください。
その他の検索項目
「媒体の種別」「保存場所」「保存期間満了後の措置」「備考」を対象に、キーワードを指定した検索ができます。
検索は「部分一致検索」となります。
複数のキーワードを指定する場合は、それぞれのキーワードを全角もしくは半角のスペース（空白）で区切ってください。
検索結果の表示形式の設定
「検索条件の指定」の手順で設定した条件で検索を実行すると、検索結果（条件にあてはまる管理簿情報の一覧）が画面に表示されます。
検索結果一覧画面での、一つの画面に表示する件数、及び表示する順序は、検索画面で設定できます。
1．検索結果の表示順序を設定する
検索結果一覧画面では、検索結果を順不同で表示します。そのため、ソートキーで表示順序を指定することをお勧めします。
ソートキーは三つまで指定できます。最優先する項目を1番上の欄で、次に優先する項目を2番目の欄で、後の一つが1番下の欄で指定できます。
また、それぞれのソートキーについて、並べる順序を「昇順」または「降順」の形で指定できます。
ソートキーは、次のようにして指定します。
指定できる項目は「文書分類」「法人文書ファイル名」「作成・取得者」「管理者」「作成・取得年度」の5項目です。
- 1番上の欄に最優先する項目を選ぶ。
- 並べる順序を、「昇順」または「降順」で指定する。
「文書分類」をソートキーとして指定した場合は、大分類・中分類・小分類の各分類ごとに、「昇順」か「降順」にソートを行います。 - 必要に応じて、2番目、3番目の項目も指定する。指定方法は最優先する項目と同様です。
- （例）次のように優先順位を設定した場合について説明します。
-
最優先のソートキー：作成・取得年度 昇順
2番目のソートキー：文書分類 降順
3番目のソートキー：法人文書ファイル名 降順
検索結果一覧画面では、検索結果を、「作成・取得年度」の古い順に並べ替えます。同じ「作成・取得年度」の文書が複数ある場合は、それらを文書分類の順に並べ替えます。その中で、同じ分類に属する文書が複数ある場合は、それらを法人文書ファイル名の順に並べ替えます。
2．一つの画面に表示する件数を設定する
検索された管理簿情報の件数が多い場合、検索結果は複数のページに分けて表示されます。表示件数は、ページの最後で指定します。
1ページに表示する検索結果の件数として、10件、20件、30件、50件、または100件のどれかを選択してください。
件数を少なくした場合、検索結果回答のページ数が増えるため、ページの切り替えが必要になります。ただし、ひとつひとつのページは小さいため、表示は速くなります。
件数を多くした場合、ページの切り替えは少なくなりますが、ひとつひとつのページの分量が多くなるので、表示に時間がかかります。
指定した条件での検索実行
検索画面下部の「検索実行」と書かれたボタンをクリックしてください。検索が実行され、結果が検索結果一覧画面に表示されます。
指定した条件をリセットするには検索画面下部の「条件初期化」と書かれたボタンをクリックしてください。これまでに指定した検索条件がリセットされ、検索画面の初期状態（デフォルト）に戻ります。
