法人文書ファイル管理システム 検索方法の説明

利用できる検索方法

　法人文書ファイル管理システムでは、次の検索方法を利用できます。

文書分類検索

対象を絞り込むために、文書の分類を指定します。

法人文書ファイル名検索

対象を絞り込むために、フリーワードを指定します。

作成・取得者検索

対象を絞り込むために、作成・取得者（部局課室名）を指定します。

管理者検索

対象を絞り込むために、管理者を指定します。

作成・取得年度検索

対象を絞り込むために、文書の作成・取得年度を指定します。

その他の検索項目検索

「保存期間」「保存期間満了日」「媒体の種別」「保存場所」「保存期間満了後の措置」を対象に、フリーワードを指定します。

　これらの検索方法を、複数組み合わせて使用することもできます。複数の検索方法を組み合わせた場合、すべての条件を満たす法人文書ファイル管理簿情報の一覧が表示されます。例えば、文書分類検索と作成・取得年度検索の両方を指定した場合は、特定の分類に属する、特定の年度に作成（または取得）された文書を探すことができます。

　法人文書ファイルの名称、作成・取得者、作成・取得年度、保存期間等については「法人文書ファイル管理簿」に記載し、どなたでも閲覧ができるとともに、「法人文書ファイル管理システム」を利用した検索ができます。

検索条件の指定

　「法人文書ファイル管理簿」に記載された項目別検索条件の指定方法は以下のとおりです。

文書分類

1. 「大分類」の中から、探したい分類を選択する。
   「中分類」には、選択した大分類の下位に属する「中分類」が表示されます。なお、大分類だけを選択し、中分類及び小分類を選択しないこともできます。
2. 「中分類」の中から、探したい分類を選択する。
   「小分類」には選択した中分類の下位に属する「小分類」が表示されます。なお、大分類及び中分類を選択し、小分類を選択しないこともできます。
3. 「小分類」の中から、探したい分類を選択する。

法人文書ファイル名

1. 入力欄に文字列を入力する。
2. 入力した文字列の一致条件を「部分一致」「前方一致」「完全一致」の中から選択する。
   部分一致：入力した文字列が「法人文書ファイル名」に部分的に一致した文書を対象に検索します。
   前方一致：「法人文書ファイル名」が、入力した文字列から始まる文書を対象に検索します。
   完全一致：入力した文字列が「法人文書ファイル名」に完全に一致した文書を対象に検索します。
   初期状態は「部分一致」検索です。

作成・取得者

1. 入力欄に文字列を入力する。（参考：国民生活センター組織図）
2. 入力した文字列の一致条件を「部分一致」「前方一致」「完全一致」の中から選択する。
   部分一致：入力した文字列が「作成・取得者」に部分的に一致した文書を対象に検索します。
   前方一致：「作成・取得者」が、入力した文字列から始まる文書を対象に検索します。
   完全一致：入力した文字列が「作成・取得者」に完全に一致した文書を対象に検索します。
   初期状態は「部分一致」検索です。

管理者

1. 入力欄に文字列を入力する。（参考：国民生活センター組織図）
2. 入力した文字列の一致条件を「部分一致」「前方一致」「完全一致」の中から選択する。
   部分一致：入力した文字列が「管理者」に部分的に一致した文書を対象に検索します。
   前方一致：「管理者」が、入力した文字列から始まる文書を対象に検索します。
   完全一致：入力した文字列が「管理者」に完全に一致した文書を対象に検索します。
   初期状態は「部分一致」検索です。

作成・取得年度

1. 検索する期間の最初の日付を「検索開始日」に指定します。
   年は西暦の半角数字4桁で入力し、月と日はリストから選択してください。年月日すべての指定が必要です。
2. 検索する期間の最後の日付を「検索終了日」に指定します。
   年は西暦の半角数字4桁で入力し、月と日はリストから選択してください。年月日すべての指定が必要です。
   一定の日付以降に作成された管理簿情報をすべて指定する場合は、上側の日付だけを指定してください。同じように、一定の日付までに作成された管理簿情報をすべて指定する場合は、下側の日付だけを指定してください。
   特定の日付を指定する場合は、上側、下側の両方に同じ日付を指定してください。

その他の検索項目

　「保存期間」「保存期間満了日」「媒体の種別」「保存場所」「保存期間満了後の措置」を対象に、入力したフリーワードで検索します。

検索は部分一致で行います。

検索結果の表示形式の設定

　「検索条件の指定」の手順で設定した条件で検索を実行すると、検索条件入力エリアの下に、条件に一致する法人文書ファイルの一覧が表示されます。

一覧には、検索結果件数、現在のページ、全ページ数及び各法人文書ファイルの情報が表示されます。

1．検索結果を並べ替える

検索結果一覧の項目名をクリックすると、クリックした項目を基準として、検索結果を昇順または降順に並べ替えることができます。
同じ項目名をクリックすると、昇順と降順が切り替わります。現在の並び順は、項目名の横に表示されるアイコンで確認できます。
並べ替えに使用できる項目は一つです。別の項目名をクリックすると、新しくクリックした項目を基準として並べ替えられます。
文字列はUnicodeに基づく順序で並べ替えられるため、五十音順や一般的な辞書順とは異なる場合があります。

2．一つの画面に表示する件数を設定する

検索結果の件数が多い場合、検索結果は複数のページに分けて表示されます。表示件数は、検索条件入力エリアの最後にある「表示件数」から選択してください。
1ページに表示する検索結果の件数として、10件、20件、30件、50件、または100件のどれかを選択してください。

件数を少なくした場合、検索結果回答のページ数が増えるため、ページの切り替えが必要になります。ただし、ひとつひとつのページは小さいため、表示は速くなります。

件数を多くした場合、ページの切り替えは少なくなりますが、ひとつひとつのページの分量が多くなるので、表示に時間がかかります。

指定した条件での検索実行

検索条件を指定した後、「検索」ボタンをクリックしてください。検索が実行され、検索条件入力エリアの下に検索結果一覧が表示されます。
指定した検索条件をリセットする場合は、「条件初期化」ボタンをクリックしてください。指定した検索条件がリセットされ、検索条件入力エリア、検索結果一覧が初期状態（デフォルト）に戻ります。

検索結果一覧

検索結果一覧には、指定した検索条件に一致する法人文書ファイルが表示されます。
「法人文書ファイル名」をクリックすることによって詳細情報が表示されます。

検索結果各項目説明は、以下をご覧ください。