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[2006年6月23日:掲載]

非営利団体の名簿の取り扱い

 子どもが所属するスポーツ団体の卒業文集には、例年、歴代関係者全員の名簿が掲載されている。卒業文集に、OBやその父母まで載せる必要があるとは思えない。また、入部に当たって個人情報を記載したが、保険加入のためとしか説明されていなかった。

 自分や子どもの個人情報が、一面識もない後輩たちに提供され続けるのかと思うと納得がいかないが、今後も付き合っていかなければならない間柄であり、どうしたらよいか。

(40代 女性 給与生活者)

アドバイス

 当該スポーツ団体が個人情報取扱事業者(*)かどうかは不明ですが、創設されて長く、OBや父母の個人情報も持ち続けていることなどを考慮すると、現在もかなりの数の個人情報を持ち、今後も増えていくだろうと思われるため、法に準じた取扱いを行うことが望まれます。

 所属している団体など今後も付き合わなければならない間柄であるならば、まずは、機会を捉えて、何のために名簿を掲載するのかや名簿の取扱いについて話し合ってみると良いでしょう。個人情報保護法では特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならず(法第16条)、掲載する範囲や項目も利用目的からみて逸脱しないように注意する必要があります。

 上記の相談や自治会、組合等、事業を行うのはもっぱら執行部であるような組織の場合、一般会員に名簿を配布する事は第三者提供となります。第三者提供に当たっては、法律的には本人の申出により第三者提供を停止するしくみ(オプトアウト)を設ければ必ずしも同意は必要ありませんが、本相談のように個人情報を提供されている本人がその事実を認識できないような場合は、同意をとるほうがトラブルを回避できると思われます。

 さらに、個人情報保護法は、個人情報を安全に管理するよう事業者に求めています(法第20条〜第22条)。名簿を紛失・漏洩しないよう、取扱の注意点を名簿に記載するなど、会員への周知徹底など安全管理を図る必要があるでしょう。

 当該団体幹部が話し合いに応じてくれない等の場合は、卒業等して当該団体とは関係が薄くなった時点でオプトアウトを求めていくようアドバイスしました。

(*)個人情報取扱事業者:
5千件を越える個人情報をコンピュータなどを用いて検索することができるよう体系的に構成した「個人情報データベース等」を事業活動に利用している事業者


ここに掲載する相談事例は、当時の法令や社会状況に基づき、一つの参考例として掲載するものです。
同じような商品・サービスに関するトラブルであっても、個々の契約等の状況や問題発生の時期などが異なれば、解決内容も違ってきます。